Формат файла PDF разработан с применением возможностей языка PostScript фирмой Adobe Systems. Для просмотра этих файлов в основном используется официальная программа Acrobat Reader, но в последнее время стало все больше появляться различных программ сторонних разработчиков. Большую популярность сейчас стала приобретать более быстрая программа Foxit Reader.

Для создания PDF документов в большинстве случаев применяется виртуальный принтер, который создается в системе при установке соответствующего программного обеспечения, например, такой программы, как PDFCreator. В этом случае полностью оформленный и готовый к печати документ, разработанный в любой программе, поддерживающей вывод информации на печать, печатается через виртуальный принтер. Также функция экспорта документов в PDF формат присутствует в большинстве программ, разработанных в последние годы.

Создавать такие документы можно и с чистого листа с помощью специального программного обеспечения, которое в основном рассчитано на редактирование pdf.

В создаваемые файлы существует возможность внедрять необходимые шрифты, растровые и векторные изображения, мультимедийные вставки, а также есть проверка подлинности благодаря механизму «электронная подпись».

Файлы в формате PDF очень удобны тем, что созданный документ выглядит одинаково на всех компьютерах и, отправляя его по электронной почте, вы будете уверены, что получатель увидит его таким же, как вы его создали.

Основным недостатком этого формата считается невозможность корректировки стандартными программами для просмотра. Чтобы редактировать pdf файл, необходимо устанавливать соответствующие программы. Фирма Adobe Systems предлагает свой программный продукт Acrobat XI Pro, но это будет слишком дорогое решение для простого пользователя.Среди распространенных в интернете маленьких программ, способных редактировать pdf, можно выделить Foxit pdf editor и PDF-XChange Viewer. Но не всегда можно добиться желаемого результата редактируя файл только одной из этих программ. Каждая из них обладает своим набором функций, и порой приходится поочередно редактировать файл в этих программах для получения необходимого результата. Серьезные изменения сделать будет довольно сложно, но редактировать текст, удалять и вставлять картинки, удалять и вставлять листы вполне возможно.